Digitale Personalakte mit Persis

Das Modul „Digitale Personalakte“ ist ein zentraler Teil der Persis Personalsoftware. Es ersetzt die komplette Papierakte, ist dezentral, sicher und schnell einsetzbar. Damit stellt es das traditionelle Bild der Personalverwaltung auf den Kopf.

Die digitale Personalakte

Modernes HR-Management ohne Papier

Personalakten haben die unangenehme Eigenschaft, immer dicker, schwerer und somit unübersichtlicher zu werden. Wenn Führungskräfte Akteneinsicht benötigen, kostet es zudem jedes Mal Zeit, um diese zur Verfügung zu stellen. Aufbewahrungsfristen für Personaldaten auch bei ausgeschiedenen Mitarbeiter:innen tragen ihren Teil dazu bei, dass manche Unternehmen Archive nur für die Personalakten unterhalten. Und wenn dann wirklich einmal eine Information dringend gebraucht wird, geht das Suchen in den Akten los: In welchem Jahr war dieses oder jenes Ereignis? Gibt es eine Kopie von diesem oder jenem Weiterbildungszeugnis? Ist alles dokumentiert? Wo ist der Post-it mit der Notiz abgeblieben? Und so weiter …

Die Personalakte im Papierformat ist das Symbol eines verstaubten Berufsbildes: die Personalabteilung als Hüter von Daten und Informationen über die Mitarbeiter:innen. Die Alternative ist eine konsequente Digitalisierung dieses Aktenberges und die Einführung der digitalen Personalakte.

Zugänglichkeit nach Person oder Kategorie, gesteuert durch Zugangsberechtigungen, verfügbar jederzeit und ortsunabhängig. Umfangreiche Such- und Filterfunktionen, Versionierung, Protokollierung und keine Akte geht in der Hauspost verloren – die Digitalisierung der Personalarbeit bietet viele Vorteile, steigert die Effizienz und ist deshalb das Gebot der Stunde.

Digitalisierte Personalakten – schnell und mühelos Dokumente ablegen, suchen und über Anträge einsehen

Das Modul „Digitale Personalakte“ ist ein zentraler Teil der HR-Software von Persis. Es ersetzt die komplette Papierakte, ist dezentral und schnell einsetzbar. Zudem sind die Personalakten durch eine zusätzliche Verschlüsselung gesichert. Damit geht Ihre HR-Abteilung einen großen Schritt in Richtung Hybrid Work, Ihr Unternehmen wird als moderner Arbeitgeber wahrgenommen und Sie können enorme Papier- und Prozesskosten einsparen.

Während viele Menschen mittlerweile digital und ortsunabhängig arbeiten, scheinen Papierdokumente in Aktenordnern unflexibel und altmodisch. Ihre Handhabung ist unpraktisch und ineffizient. Datenschutz und Compliance verhindern strenggenommen, dass HR-Mitarbeiter:innen im Homeoffice arbeiten können. Zusätzlich entstehen hohe Kosten, wenn ganze Büroetagen für die Ablage und Archivierung verloren gehen.

Die Digitale Personalakte von Persis ist mehr als eine gewöhnliche elektronische Personalakte. Sie ist vollständig in die Prozesse und Workflows der Persis HCM-Software integriert. Digitale Dokumente, wie z. B. Bewerbungen oder Briefe und E-Mails, die mit der Persis Software generiert werden, können im Korrespondenzbaum oder in der Digitalen Personalakte abgelegt werden. Die Zuordnung kann manuell oder automatisiert erfolgen. Berechtigte Personen haben jederzeit digitalen Zugriff und Führungskräfte können Anträge auf Akteneinsicht stellen. Die Bewilligung der Anträge sowie die Einsicht der Akten werden ebenso komplett im System abgebildet und detailliert protokolliert. Wenn gewünscht, können Mitarbeitende gewisse Aktenregister ihrer eigenen Akte ohne Antrag einsehen. Auch der Abruf der Gehaltsabrechnungen kann über den Employee Self Service erfolgen. Die einfache Handhabung trägt zu dieser flexiblen Nutzung bei. Die Persis Personalakte ist leistungsstark und gewährleistet die Sicherheit der persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter:innen. Diese Lösung bietet sowohl Manager:innen als auch Mitarbeiter:innen Vorteile, während Ihre HR-Abteilung von der Vermeidung des Papierchaos und der Einsparung von Prozesskosten profitiert.

Award Gewinner mit der Digitalen Personalakte

Die aktuelle Anwenderstudie von techconsult bescheinigt der Digitalen Personalakte von Persis zum zweiten Mal in Folge einen herausragenden Funktionsumfang. Damit gehört sie zu den besten HR-Softwarelösungen.  

Persis erzielt in der Anbieterbewertung herausragende Ergebnisse in verschiedenen Kategorien. Besonders im Preis- und Bezugsmodell sowie in den Bereichen Service & Support, Online-Auftritt und Nachhaltigkeit liegt Persis weit vorne. In der Kategorie Informations-, Beratungs- und Weiterbildungsleistungen belegt Persis den ersten Platz.

Nutzer bewerten die allgemeinen Basiseigenschaften des Moduls äußerst positiv. Hierzu zählen beispielsweise Aspekte wie Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und die Gewährleistung von Datensicherheit & Datenschutz.

Persis auf allen Endgeräten
in Ihrem Corporate Design


Wenn wir auch für Sie tätig werden können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Petra Cifterler
Senior Business Development Manager

Funktionen der Persis Lösung „Digitale Personalakte“ im Überblick

Die moderne Arbeitswelt fordert Effizienz, Transparenz und ein hohes Maß an Datensicherheit. Die digitale Personalakte von Persis ist genau darauf ausgerichtet. Sie bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung der im gesamten Personallebenszyklus anfallenden Dokumente, und dies alles in einem sicheren, zugänglichen und nutzerfreundlichen System. Tauchen Sie mit uns ein in die vielfältigen Funktionen und Vorteile dieser zukunftsweisenden Lösung.

Digitaler Ersatz der Papierakte

Durch die digitale Personalakte von Persis kann Ihre Papierakte vollständig ersetzt werden, wodurch Sie nie wieder Dokumente in der Hauspost verlieren und Ihren HR-Verantwortlichen einiges an Aufwand ersparen. Dies führt zudem zu erheblichen Einsparungen von Prozesskosten, Drucker- und Papierausgaben und leistet gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz.

  • Ihr individuelles Aktenregister wird in einer Struktur auf mehreren Ebenen abgebildet
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf die Akten
  • Zugangsmöglichkeiten nach individuellem Rollen- und Berechtigungskonzept
  • Einheitliche Aktenführung an all Ihren Standorten
  • Einsparung enormer Prozesskosten (z. B. Drucker-, Papier-, Lager- & Archivierungskosten)

Automatische Einsortierung der Dokumente und Synergieeffekte mit anderen Modulen und Softwarelösungen

Die digitale Personalakte ermöglicht die automatische Ablage relevanter Dokumente aus anderen Modulen in das dafür vorgesehene Aktenregister der jeweiligen Mitarbeiter:innnen. Es können z. B. die Dokumente aus der Bewerberakte bei der Einstellung eines neuen Mitarbeitenden direkt in die digitale Personalakte übernommen werden. Zudem können die Gehaltsabrechnungen und Bescheinigungen aus Ihrer Lohn- und Gehaltssoftware dank einer Standardschnittstelle automatisch an Persis übergeben und in die jeweiligen Personalakten übertragen werden.

  • Mühelose Zuordnung der gedruckten Dokumente dank Barcodeerzeugung und QR-Code-Erkennung
  • Automatisierte Einsortierung der relevanten Dokumente & Korrespondenzen, wie z. B.
    • Zertifikate aus der Persis Weiterbildung
    • Zeugnisse aus dem Persis Ausbildungsmanager
    • Verträge aus dem Persis Bewerbermanagement & Personalmanager
    • Relevante Korrespondenzen aus dem Persis Personalmanager
  • Manueller Upload direkt in der Mitarbeiterakte möglich
  • Funktion zur Übernahme der von den Mitarbeitenden im Employee Self Service vorgenommenen Änderungen und hochgeladenen Dokumente
  • Anbindung anderer Software-Tools möglich

Optimale Recherche- & Suchmöglichkeiten

Steigern Sie Ihre Produktivität und Effektivität mit den herausragenden Recherche- und Suchfunktionen in Persis. Egal, ob Sie eine Suche innerhalb eines Dokuments, eine umfassende Suche über verschiedene Mitarbeitende hinweg oder eine präzise Volltextsuche bevorzugen – unsere intuitiven Funktionen bieten Ihnen sämtliche Optionen.

    • Umfangreiche Recherche-, Such- und Filterfunktionen
    • Suche innerhalb einer Akte oder über mehrere Mitarbeitende hinweg
    • Suche innerhalb eines Dokumentes
    • Volltextsuche auf Wunsch
    • Verschlagwortung

Datenschutz und Sicherheit

Im Zeitalter der digitalen Information sind Datenschutz und Sicherheit unerlässlich. Unsere Lösung setzt auf höchste Standards, darunter zusätzliche Verschlüsselung, eine präzise sekundengenaue Protokollierung für Einsicht und Änderungen sowie die Möglichkeit zur Versionierung von Dokumenten, wodurch Originaldaten unverändert bleiben.

    • Zusätzliche Verschlüsselung
    • Sekundengenaue Protokollierungen (Einsicht- & Änderungsprotokoll)
    • Versionierung der Dokumente (Originale bleiben erhalten)
    • Akteneinsichten können digital beantragt und mühelos durch das HR gesteuert werden
    • Vier-Augen-Prinzip auf Wunsch

Weitere smarte Features der digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte von Persis bietet weit mehr als nur eine einfache Dokumentenverwaltung. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl der weiteren innovativen Funktionen, die den Umgang für Mitarbeiter:innen und Personalabteilung erleichtern:

  • Abruf der Gehaltsabrechnungen, SV-Meldungen und weiterer Dokumente über das Mitarbeiterportal
  • Hinterlegung von Löschfristen und -konzepten
  • Aktenbearbeitung im Rahmen von Workflows
  • Abbildung individueller Genehmigungsprozesse
  • Digitale Post-its inklusive Erinnerungsfunktion auf persönlicher oder Teamebene können direkt im Dokument platziert werden

Lösungsszenarien zum Thema HR Digitalisierung
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Petra Cifterler
Senior Business Development Manager